O tempo é um bem precioso, embora toda a gente tenha as mesmas 24 horas por dia para gastar, cada um tem que encontrar a sua forma mais adequada para gerir o seu tempo e as tarefas que tem para executar.
Uma boa estratégia de gestão do tempo permite planear e definir as prioridades doa dia a dia.
Ajuda a criar formas mais eficientes de executar as tarefas permitindo trabalhar de forma mais inteligente, com mais eficácia, e com menos stress.
A maior parte das pessoas, incluindo os prestadores de cuidados, tem muitas coisas para fazer e para tratar, utilizando mais ou menos estratégias pessoais para utilizarem o tempo da melhore forma possível.
Para algumas pessoas, organizar as suas tarefas implica também a utilização de estratégias ou ferramentas como, escrever pequenas listas do que precisam de fazer num determinado dia.
Outras utilizam uma agenda de papel ou o calendário do telemóvel ou a utilização de uma aplicação de gestão de tarefas. Enquanto outros optam por manter o controlo das coisas com anotações mentais, com algumas notas ocasionais em algum lugar.
A forma de manter o controlo das tarefas é, em grande medida, uma questão pessoal. Mas, investir um pouco de tempo e esforço na organização das tarefas e do próprio dia a dia, implica, normalmente, menos stress a longo prazo.
Mesmo quando as pessoas pensam que conseguem apenas utilizar o seu esforço mental para a organização do tempo e tarefas, o facto de as coisas estarem desorganizadas, pode acabar por causar ansiedade subconsciente e drenar um pouco a energia das pessoas.
Por outro lado, há uma maior tendência para o esquecimento, especialmente se as pessoas estiverem ocupadas ou não dormirem bem e, por conseguinte, estiverem mais cansadas.
Saber fazer uma boa gestão do tempo e das tarefas é assim, uns dos fatores essenciais para os prestadores de cuidados puderem continuar a prestar os seus cuidados de forma mais eficaz e segura, quer para si próprios quer para as pessoas de quem cuidam.
Dicas para uma boa gestão de tempo e tarefas
A gestão do tempo implica um processo de organização e planeamento da divisão do tempo entre atividades específicas para maximizar a produtividade e atingir os objetivos que se pretendem. O que, posteriormente, permite fazer uma melhor gestão das tarefas.
Uma gestão eficaz do tempo pode reduzir os níveis de stress e aumentar a satisfação no trabalho, tornando-a uma competência essencial para os prestadores de cuidados.
Uma boa estratégia de gestão do tempo permite planear e definir as prioridades do tempo utilizado diariamente, ajudando a criar uma rotina de trabalho mais eficaz.
Estas são algumas dicas para melhorar a gestão do tempo e das tarefas:
Retirar algum tempo pessoal
Geralmente o cuidador tem tanto que fazer na prestação de cuidados que o seu tempo pessoal é normalmente relegado para o fim da sua lista de tarefas.
Mas não podem ser prestadores de cuidados eficazes se não tiverem nada para dar. Para poderem cuidar dos outros, terão também de, primeiro, cuidar de si próprios.
A solução é reservar algum tempo pessoal durante o dia, logo à partida e não esperar que isso aconteça espontaneamente.
Contratar ajuda, pedir a um familiar ou amigo, obter cuidados ao domicílio temporários ou a um colega, são algumas soluções para que o cuidador possa tirar algum tempo para fazer algo que o restabeleça.
No dia a dia, poderá fazer pequenas pausas mais breves, para restabelecer o seu equilíbrio mental, emocional e físico.
Planear com antecedência
O planeamento poupa tempo e reduz o stress a longo prazo.
Por exemplo, passar algum tempo a verificar a agenda das próximas consultas médicas da pessoa cuidada, pode permitir articular acompanhamento ou outras exigências e preparações que a ida às consultas envolve.
Assim, podem evitar confusões de última hora e possibilita a oportunidade de agendar outras tarefas ou atividades com mais calma.
Ou então, verificar regularmente os medicamentos e os produtos essenciais para ter a oportunidade de obter mais ou reforços antes de se esgotarem.
Este planeamento possibilita evitar idas desesperadas à farmácia num dia muito ocupado ou doses em falta porque a receita não está disponível ou está fora de prazo.
Definir papéis e responsabilidades
Quando há várias pessoas ou vários cuidadores a cuidarem de um idoso pode ser necessário certificar que todos sabem claramente quais são as suas responsabilidades para que não haja confusões.
As tarefas ficam por fazer quando cada pessoa pensa que a outra se encarrega delas. E por causa da confusão, ninguém as faz. Perde-se, geralmente, tempo a tentar fazer tudo á última hora, os horários têm de ser alterados e os ânimos exaltam-se.
Fazer uma lista de prioridades
As responsabilidades de prestação de cuidados podem fazer o cuidador sentir-se sobrecarregado, o que pode resultar numa maior dificuldade para manter a concentração, ou tornar pouco claro o que realmente precisa de ser feito.
Ter uma lista de tarefas ajuda a manter a organização e se a informação das tarefas está toda num só lugar, facilita também a definição de prioridades.
Uma estratégia pode ser concentrar em 3 prioridades por dia. Fazer experiências para encontrar um sistema de organização que funcione melhor para cada pessoa, como manter uma lista principal e outra lista de prioridades do dia, por exemplo.
Ou então, utilizar uma aplicação de notas que sincronize com o smartphone, computador e tablet para um acesso fácil. Quando for necessário, um impulso de encorajamento, apostar em fazer algumas pequenas coisas para ter uma maior sensação de realização.
Não procrastinar
Adiar as coisas só as torna mais difíceis ou complica-as. O melhor é resistir à tentação de procrastinar e fazer o que tem que ser feito.
Gerir as expectativas
É importante gerir as próprias expectativas em relação ao que se pode realisticamente alcançar. À medida que as responsabilidades de prestação de cuidados aumentam, o cuidador não pode esperar fazer tudo e fazê-lo na perfeição.
Isso pode significar reduzir a frequência com que a alcatifa é aspirada, simplificar as refeições ou deixar o cuidado do jardim de lado.
Os prestadores de cuidados precisam de gerir as suas expectativas de forma realista sobre o que podem realizar num dia, para que possam mais facilmente gerir o stress.
Incluir na agenda diária tempo para eventos inesperados ou emergências pode ajudá-los a lidar com o inesperado com menos stress
Manter a atenção
Quando a mente está a saltitar entre o que está a ser feito agora e tudo o que tem de ser feito a seguir, é menos eficaz e fica mais stressada.
Evitar este tipo de multitarefa, mantendo a concentração no que se está a fazer no momento e, quando terminar, passar para a tarefa seguinte.
Executar primeiro o que é mais simples e rápido
Ter o hábito de tratar imediatamente de pequenas tarefas em vez de as adicionar à lista de tarefas, pode tornar tudo mais rápido e evita que a lista fique fora de controlo.
Por exemplo, quando chega um recibo de uma consulta médica, arquivar, digitalizar ou destruir imediatamente.
Por outro lado, dedicar alguns minutos a arrumar imediatamente a roupa, o material de cuidados ou os artigos domésticos, em vez de os deixar acumular, pode ajudar a gerir melhor o tempo para executar outras tarefas mais urgentes.
Criar uma auditoria do tempo
O primeiro passo para uma gestão eficaz do tempo envolve compreender como uma pessoa está a gastar o seu tempo. Os prestadores de cuidados podem realizar uma auditoria do tempo, quer manualmente, por escrito ou utilizando uma aplicação de controlo do tempo.
Este exercício ajudará a identificar onde é gasta a maior parte do tempo e se é necessário modificar determinados comportamentos para uma melhor gestão do tempo.
O principal objetivo da gestão do tempo é modificar o comportamento e não o tempo. Os cuidadores precisam de saber primeiro como gastam o tempo e ver os seus padrões de comportamento ao longo do dia.
Poderão criar a auditoria do tempo, por escrito ou utilizando a aplicação de controlo do tempo, acompanhando as atividades diárias e assim identificar quantas horas gastam diariamente em várias atividades, o que posteriormente, ajudará a compreender os padrões de comportamento no trabalho e a tomar medidas corretivas em conformidade.
Planear os dias
Ao pensar na lista de tarefas diárias, pode ser útil planear o dia, tendo em conta que este pode não correr como planeado.
Dar prioridade às coisas mais importantes em primeiro lugar, como as consultas médicas ou o reabastecimento de medicamentos.
Utilizar um calendário grande que a pessoa de quem cuida também possa ver, pode ser uma forma de a fazer sentir-se envolvida e de encorajar a independência no dia a dia.
Estabelecer limites de tempo para as tarefas
Estabelecer um limite de tempo para cada tarefa e utilizar um temporizador para garantir que todas as tarefas recebem a devida atenção.
Desta forma, os prestadores de cuidados podem gerir melhor atividades quotidianas que demoraram mais tempo do que o previsto e podem determinar limites de tempo a certas tarefas.
Este processo pode ajudar a aumentar a eficiência e a reduzir o consumo de tempo.
Evitar a desarrumação e fazer a organização
Um ambiente desordenado ou desarrumado causa stress e torna difícil fazer uma boa gestão do tempo e das tarefas. Demora-se mais tempo a encontrar coisas que não estão arrumadas onde deviam estar.
Uma opção e trabalhar lenta e firmemente para limpar a casa, secção por secção, e utilizar a regra da utilização única, ou seja, quais as coisas que não são essenciais, para não aumentar a desordem geral.
Outra opção é contratar uma empresa ou alguém para fazer a limpeza e a organização em casa.
Utilizar tecnologias que podem ajudar
Os cuidadores informais ou formais podem gerir o trabalho utilizando tecnologias que poupam tempo. Atualmente, existem muitas aplicações e software que oferecem esta possibilidade.
Menos horas gastas em tarefas administrativas significam mais horas para os prestadores de cuidados prestarem serviços de cuidados e alcançarem melhores resultados.
A incorporação da tecnologia pode melhorar significativamente a gestão do tempo. Podem utilizar-se ferramentas como aplicações de agendamento, calendários digitais e software de gestão de tarefas para gerir o tempo de forma eficaz.
Esperar os contratempos ou o inesperado
Os planos têm sempre uma forma de correr mal e as crises acontecem. A utilização das capacidades e estratégias de gestão do tempo podem ajudar a retomar o caminho mais rapidamente.
Estratégias para organizar e gerir tarefas
Uma forma de ser mais eficaz na prestação de cuidados é garantir que as tarefas têm um método ou sistema de organização que seja útil ao cuidador e à pessoa que recebe os cuidados.
Saber quais as tarefas de saúde que devem ser executadas, como por exemplo, quais os sintomas a observar ou quais as mudanças de estilo de vida a tentar implementar, e encontrar formas de executar essas tarefas regularmente, sem que o cuidador fique demasiado stressado ou sobrecarregado, são os benefícios de ter um sistema de organização.
Ferramentas e sistemas de apoio
Bloco de notas ou caderno de papel
Para alguns prestadores de cuidados, escrever uma lista de tarefas diárias ou semanais num caderno pode funcionar bem.
Não se perde ou extravia tão facilmente como anotar as tarefas num post-it ou num único pedaço de papel. O bloco de notas ou caderno pode ser levado para as consultas médicas e as tarefas podem ser revistas com o médico.
No entanto, o prestador de cuidados pode ter de reescrever a lista à medida que as tarefas são adicionadas ou removidas e pode não ser fácil de partilhar com os membros da família ou outros prestadores de cuidados.
Diário digital
Alguns prestadores de cuidados fazem uma lista de tarefas num documento Word ou Excel e depois imprimem uma cópia para usarem. Também se pode utilizar uma aplicação como o Evernote para este efeito.
Pode ser mais fácil de ler do que escrever à mão e também pode ser impresso numa fonte maior, se necessário.
Pode ser feito um backup online, que pode ser partilhado online com a família, se for utilizado um programa como o Google Drive.
Os programas ligados à nuvem, como o Google Drive e o Evernote, permitem que as notas e listas sejam visualizadas e até editadas com um smartphone.
No entanto, os dados podem não estar seguros e a menos que seja utilizado um smartphone, nem sempre é fácil ver a lista de tarefas ao longo do dia.
Aplicação de gestão de tarefas com objetivos mais gerais
Para os prestadores de cuidados que se sentem à vontade com smartphones ou tablets, as aplicações gerais de gestão de tarefas podem facilitar a introdução, visualização, organização e até a partilha de tarefas.
Concebidas especificamente para ajudar as pessoas a organizar as tarefas, algumas aplicações permitem que grupos partilhem uma lista de tarefas ou atribuam uma tarefa a outra pessoa.
A maioria das aplicações pode associar um alarme ou um lembrete a uma tarefa, o que significa que o telemóvel toca quando é altura de realizar uma tarefa.
Muitas aplicações oferecem acesso à lista de tarefas através do browser, o que pode facilitar a introdução e organização de tarefas.
Para algumas pessoas podem pode ser complicado introduzir tarefas na lista. Normalmente, é necessário algum tempo para aprender a utilizar a aplicação de forma eficaz.
Lista de medicamentos portátil e actualizada
Uma das principais razões para manter uma lista de medicação atualizada é garantir que os médicos e os enfermeiros têm a informação correta, quando se leva a pessoa idosa ao médico.
O tratamento adequado da maioria dos sintomas e problemas que afetam uma pessoa idosa deve basear-se na revisão de uma lista de medicamentos atualizada.
Se a tensão arterial de um idoso for muito elevada, é importante que o médico assistente veja o que foi prescrito anteriormente e o que está a tomar, por exemplo.
Alguns problemas de saúde podem, de facto, ser causados por medicamentos, especialmente os que se sabe serem potencialmente inadequados para os idosos.
Especialmente se a pessoa idosa estiver a tomar mais do que apenas alguns medicamentos, ou se consultar mais do que um médico.
Pode ser útil também levar os frascos dos medicamentos à consulta médica, para ter uma lista de prescrições precisa e atualizada.
Os prestadores de cuidados devem estar preparados para entregar aos médicos e enfermeiros uma cópia impressa de uma lista de medicamentos atualizada, sempre que a pessoa idosa for a uma consulta médica.
Quando os prestadores de cuidados guardam cópias dos resultados médicos e das principais informações, é mais fácil garantir que o médico tem as informações importantes mais recentes, no momento da consulta médica. O que é especialmente útil no caso de uma ida inesperada às urgências ou aos cuidados urgentes.
Por vezes é necessário, ou desejável, consultar um novo médico. Quando os prestadores de cuidados levam informações importantes numa primeira consulta, pode ser muito mais útil.
Para muitas doenças, especialmente as crónicas, o estado e o progresso da doença estão frequentemente relacionados com os resultados de análises ao sangue ou outros exames.
Guardar informação médica
Ao guardar cópias dos resultados dos exames, o cuidador está a ajudar o idoso a potencialmente ter também um melhor acompanhamento médico.
Quando os idosos e os prestadores de cuidados compreendem melhor os problemas de saúde, podem participar mais ativamente na monitorização e gestão dos cuidados.
Os tipos de informação médica mais úteis para guardar cópias são:
Resultados laboratoriais
Resultados de análises ao sangue e de análises à urina. Os resultados das análises ao sangue são especialmente úteis, uma vez que incluem frequentemente informações relacionadas com o hemograma, a função renal e os eletrólitos do sangue.
O Ideal é ter uma cópia dos resultados mais recentes. Melhor ainda é ter cópias dos últimos três relatórios, ou cópias dos resultados dos últimos 1 ou 2 anos.
Resultados de radiologia
Estes incluem os resultados de exames como radiografias, TAC, ressonâncias magnéticas e ecografias. Ter estes resultados à mão pode evitar que sejam pedidos exames duplicados e também dá aos médicos melhores informações na consulta.
Exames cardíacos
Estes incluem exames como eletrocardiogramas, ecocardiogramas e exames para detetar doenças das artérias coronárias, como testes em tapete rolante ou exames especiais de imagem do coração.
Relatórios de patologia
Sempre que os médicos efetuam uma biopsia, um relatório patológico resume os resultados. Os resultados são normalmente necessários para garantir que uma pessoa recebe os cuidados corretos para o problema que causou a biopsia.
Outras notas clínicas
Estas podem incluir registos como notas de visitas ao consultório do médico de cuidados primários ou de outros especialistas, bem como notas de fisioterapeutas e outros profissionais de saúde.
Também pode ser útil incluir informações como alergias, um registo de doenças crónicas e uma lista de cirurgias anteriores.
Conclusão
Em muitos casos, os prestadores de cuidados estão sobrecarregados com tarefas de cuidados diários que incluem, entre outras tarefas, planear atividades que sejam úteis e agradáveis para o idoso, planear e preparar refeições, ir a consultas médicas, cuidados pessoais e de higiene, tarefas domésticas e lavandaria, fazer compras e outras atividades necessárias.
Por estas razões as tarefas de um cuidador podem causar stress e a desorganização não ajuda.
Desta forma, é necessário que os cuidadores apliquem algumas estratégias de gestão do tempo e de tarefas para que a rotina diária possa correr de forma mais harmoniosa, sobretudo se o idosos tiver problemas de mobilidade.
Gerir bem o tempo e organizar bem as taregas, pode melhorar significativamente a produtividade e satisfação no trabalho, reduzindo o stress.
Ao incorporar estratégias de gestão do tempo nas rotinas diárias, os cuidadores podem gerir o seu tempo de forma mais eficaz, conduzindo a uma atividade mais equilibrada e gratificante.
Os prestadores de cuidados sabem muito bem que há muitas tarefas que têm que realizar num só dia, por isso todas as ajudas que possam utilizar são úteis para tornar o trabalho mais eficaz e a aliviar o stress.
Com uma boa organização e um tempo bem aplicado, o cuidador pode até encontrar algum tempo para si ou para fazer uma pausa. Fazer uma boa gestão do tempo e das tarefas, pode fazer a diferença na qualidade de vida quer da pessoa cuidada quer dos próprios cuidadores.
Juntos Cuidamos Melhor!
Referências:
- Daily Caring
- Better Health While Aging
*Atenção: O Blog Mais que Cuidar é um espaço informativo, de divulgação e educação sobre temas relacionados com saúde e bem-estar, não devendo ser utilizado como substituto ao diagnóstico médico ou tratamento sem antes consultar um profissional de saúde.
